Bağlı şirketin yönetim kurulu, faaliyet yılının ilk üç ayı içinde ve her yıl, şirketin hakim ve bağlı şirketlerle ilişkileri hakkında “bağlılık raporu “ diye adlandırılan bir rapor düzenler (TTK m.199/1). Örneğin; bağlı şirket, 31.03..2022 tarihine kadar topluluk şirketlerinin (hakim ve diğer bağlı şirketlerin) 2021 yılı faaliyetlerini kapsayan bağlılık raporunu hazırlamak durumundadır. Bu rapor bağlı şirketlerin kendi aralarındaki ve hakim şirketle aralarındaki ilişkileri ve bu ilişkileri kayıp/yarar olarak sonuçlarını açıklar. Raporun hazırlanmaması cezai yaptırıma bağlanmıştır (TTK m.562/3). Rapor yarar/kayıp sonuçlarını açıkladığı için, TTK’nın 202’nci ve devamı madde hükümleri özellikle kayıp ve denkleştirme davaları yönünden önem taşır. Pay sahipleri bu rapora dayanarak sorumluluk davası açabilecekleri gibi bilgi alma haklarını daha bilinçli bir şekilde kullanabilirler.
Söz konusu raporda, bağlı şirketin ;
a) Geçmiş faaliyet yılında hakim şirketle ilişkileri,
b) Hakim şirkete bağlı bir şirketle ilişkileri,
c) Hakim şirketin yönlendirmesiyle onun ya da ona bağlı bir şirketin yararına yaptığı tüm hukuki işlemleri, d) Geçmiş faaliyet yılında hakim şirketin ya da ona bağlı bir şirketin yararına alınan veya alınmasından kaçınılan tüm diğer önlemler, açıklanır (ŞİYRAY m.11/1.ı).
Bağlı şirket raporu hazırlarken aşağıda belirtilen üç ayrı konunun tespiti gerekir:
i. Gurup Şirketlerinin birbirleriyle olan ilişkilerinin tespiti
Topluluk şirketlerinin ilişkileri tespit edilirken TTK’nın 195 ve 196. madde hükümlerinin dikkate alınacağı tabiidir. Buna göre yurt içinde ve dışında bulunan gurup şirketlerinin sermaye yapısı, pay sahipleri listesi ve hisse oranları, yönetim kurulu üyeleri, şirket ana sözleşmeleri ile belirlenmiş imtiyazlar gibi yönetimsel kararlara etki edecek bilgilerin derlenerek yorumlanması sonucunda “oy haklarının çoğunluğu” tanımına uygun olarak, şirketlerin ticari işletme veya iş ortaklıklarının hakimiyet şemasının çıkarılması Bağlılık Raporunun en önemli ön çalışma aşaması olacaktır.
ii. Bağlı şirketin, hakim şirketin yönlendirmesiyle ve hakim şirket yararına yapılan işlemlerin tespiti Bağlı şirket, hakim şirket tarafından, bir sözleşmeye dayalı olarak veya olmayarak, yönetim gücünü kullanarak bağlı şirketi, hakim şirket yararına işlem yapılmasını sağlamışsa bu işlemlerin niteliklerinin belirlenmesi gerekmektedir. Hakim şirket yararına Kredi kullanımı, kefil olunması, bağlı şirket kaynaklarından para transfer edilmesi, İthalat yapılması gibi uygulamada sıkça görülen yöntemler hakim şirket yararına yapılan işlemlere örnek olarak verilebilir.
iii. Hakim şirketin yönlendirmesiyle yapılan işler dolayısıyla fayda ve kayıpların belirlenmesi
Hakim şirket, bağlı şirketi zarara uğratacak, Öz varlığının aşınmasına yol açacak bir işlem yaptıramaz. Amaçlarını gerçekleştirmesini riske edecek uygulamalar yaptıramaz. Piyasa koşullarında hakim şirketle hiçbir bağı olmayan ancak benzer faaliyetler içinde bulunan işletmelerin ileri sürdüğü şartlardan göreceli olarak daha uygun şartlarda işlemlerin yapılması bağlı şirketin bir takım kayıplara uğrama riskini ortaya çıkabilir. Uygulamada sıkça görülen, alacak veya borçlarının temlik edilmesi, personelinin kendi yarına kullanılması gibi yöntemler örnek olarak verilebilir.
Hakim şirket, bağlı şirkete bu veya buna benzer işlemler yaptırmış ise bağlılık raporu içeriğinde bu işlemler bağlı şirket tarafından açıklanmalıdır. Herhangi bir zarar veya risk var ise bu zarar ve riske karşılık Bağlı Şirket yönetimi tarafından alınan tedbirler ile zarar ve riskin ortadan kalkıp kalkmadığı bağlılık raporu içeriğinde belirtilmelidir. Unutulmamalıdır ki; mart ayı sonuna kadar hazırlanması gereken Yönetim Kurulu Faaliyet raporuna bağlılık raporu’nun sonuç bölümü alınmalıdır (TTK m.199/3).
Ayrıca raporda, şirketler topluluğuna bağlı bir şirkette; üstte (c) bendinde bahsedilen hukuki işlemin yapıldığı veya önlemin alındığı ya da alınmasından kaçınıldığı anda kendilerince bilinen hal ve şartlara göre, her bir hukuki işlemde uygun bir karşı edim sağlanıp sağlanmadığı ve alınan veya alınmasından kaçınılan önlemin şirketi zarara uğratıp uğratmadığı, şirket zarara uğramışsa bunun denkleştirilip denkleştirilmediği hususlarına da yer verilir (ŞİYRAY m.11/1.i).
Bağlılık raporunun asli işlevi, söz konusu hukuki işlemlerin ekonomik içeriğinin belirlenmesidir. Söz konusu hukuki işlemlerin açıklamaları yapılırken, edimler ve karşı edimler, önlemlerle, önlemin sebebi ve şirket yönünden yarar ve zararları belirtilir. Zarar denkleştirilmişse, bunun faaliyet yılı içinde fiilen nasıl gerçekleştiği veya şirketin sağladığı hangi menfaatlere ilişkin olarak bir istem hakkı tanıdığı hususları da ayrıca bildirilir (TTK m.199/1).
Tüm bu olgular bağlılık raporunda doyurucu bir şekilde ele alınmalıdır. Bu verilerin matematiksel bir şekilde aktarılması, herhangi bir yarar sağlamayacaktır. Bağlı şirket yönetim kurulunun görevi, gerçeği aynen yansıtacak şekilde ve dürüstçe, diğer bağlı ortaklıklarla, hakim ortaklıkla veya bu ortaklıklar nedeniyle üçüncü kişilerle yapılan işlemler sonucunda, bağlı şirketin üstlendiği edimlere karşı uygun bir edim elde edip etmediğini, bu işlemlerden dolayı ne şekilde kayba uğranıldığını ve bu kaybın denkleştirilip denkleştirilmediğini açıklamaktır (TTK m.199/3) .Bağlılık raporu, bağlı şirketin yıllık faaliyet raporuna da dahil edilecektir.
Yönetim kurulunun hazırladığı raporun sonuç kısmı, yıllık rapora alınarak olağan genel kurula sunulan, böylece pay sahiplerinin aydınlatılmasında önemli rolü olan kısımdır. Burada yönetim kurulu, faaliyet yılında gerçekleştirdiği tüm hukuki işlemleri ve alınan veya alınmayan tedbirleri değerlendirerek, bunların şirkete sağladığı fayda ve kayıpları ortaya koyacaktır.
Çalışmalarınızda başarı, ailenizle birlikte esenlik ve mutluluklar diler, en içten saygılarımızı sunarız.