Dr. Mevci Ergün - Kişisel verilerin korunması kanunu düzleminde olay yönetim süreçleri

Kişisel verilerin korunması kanunu düzleminde olay yönetim süreçleri


6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (Kısaca 'KVK') 10'uncu maddesi uyarınca, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında, veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişinin ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü ve veri sorumlusuna karşı sahip olduğu başvuru haklarını tamamlayan, KVK'nın 13 ila 15'inci madde hükümlerinde düzenlenen uygulanmayla ilgili Veri Sorumlusu tarafından yerine getirilmesi gereken konularda başvuru ve Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikayet hakkında bilinçlendirmenin önemi büyüktür. Bu konuda aşağıdaki bilginin verilmesinin yarar sağlayacağı inancındayız.
A. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Düzleminde Başvuru Ve Şikayet Yönetim Süreçleri
1. Aşama:
İlgili kişi, e - posta ile (........) adresine, yazılı ya da diğer iletişimlerle Veri
Sorumlusuna başvuruda bulunarak taleplerini iletir.
2. Aşama: Bu talepler, İrtibat kişisi aracılığıyla Kişisel Verileri Koruma Komitesine verilir.
3. Aşama: Komite; ilgili kişinin taleplerini araştırır, inceler ve değerlendirir. Gerektiğinde, hukuk görevlisi ve diğer ilgili görevli kişilerden de bilgi, belge ve görüşlerini aldıktan sonra, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırarak, Veri Sorumlusuna iletir.
4. Aşama: KVK ilgili gerçekleştirilen tüm bilgi ve belgeleri içeren kayıtlar, Komite tarafından ortak alandaki 'Olay Yönetimi Listesi'nde tutulur.
B. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Düzleminde, Veri Sorumlusu veya Kurulca; Şikayet Üzerine veya Re'sen Yapılan İncelemede Yönetim Süreçleri
a) Kişisel verilerin, Veri Sorumlusu düzenlemeleri ve kişisel verilerin korunması politikasına aykırı olarak işlenmesi, aktarılması ve muhafazası halinde yönetim süreçleri
1. Aşama:
İlgili kişiler tarafından, hukuka aykırı olarak kişilik hakları ihlali sayılacak kişisel verilerinin, Şirket tarafından elde edilmesi, saklanması, aktarılmasının tespiti.
2. Aşama: Veri Sorumlusu başvuruyu Komiteye iletir. Komite gerekli araştırma ve incelemeyi yapar, sonuçlandırır.
3. Aşama: Gerektiğinde, hukuk görevlisi ve diğer ilgili görevli kişilerin de bilgi, belge ve görüşlerini aldıktan sonra, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırarak, Veri Sorumlusuna iletir. Ayrıca, başvurunun Veri Sorumlusu çalışanının hatasından kaynaklanması halinde, bu durumu Veri Sorumlusu Temsilcisine bildirir. Komitenin gönderdiği bilgi ve belgeleri inceleyen Veri Sorumlusu; talebi kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi halinde Veri Sorumlusunca gereği yerine getirilir. Başvurunun veri sorumlusunun hatasından kaynaklanması halinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.
Başvurunun Veri Sorumlusu çalışanının hatasından kaynaklanması halinde, Veri Sorumlusunca bu kişi hakkında Personel ve Disiplin İç Yönerge hükümlerine göre işlem yapılır ve sonucu Kurula bildirilir.
Komite, söz konusu ihlallerin yeniden meydana gelmemesi için, gerekli idare ve teknik tedbirleri sağlar.
Ayrıca gerektiğinde Veri Sorumlusu tarafından; KVK, ikincil düzenlemeler ve Kurul kararları çerçevesinde, kişilik hakları ihlallerinin önlenmesi amacı ile ihtiyaç duyulan diğer uyum düzenlemeleri gerçekleştirilir. Bu düzenlemelerin tasarısı, Komite tarafından hazırlanır ve Yönetim Kurulunda değerlendirilmesi için Veri Sorumlusu Temsilcisine iletilir.
4. Aşama: Başvuru konusu ile ilgili, Veri Sorumlusunca hatalı çalışan hakkında yapılan işlem, Komitenin, söz konusu ihlallerin yeniden meydana gelmemesi için, önerdiği idare ve teknik tedbirler ve hazırladığı ihtiyaç duyulan diğer uyum düzenlemelerin tasarısı ile Yönetim Kurulu değerlendirmesine ilişkin tüm bilgi ve belgelerin kayıtları, Komite tarafından ortak alandaki 'Olay Yönetimi Listesi'nde tutulur.
b) Kurulca; Şikayet üzerine veya re'sen yapılan inceleme ve denetimde yönetim süreçleri
1. Aşama:
KVK Kurulu, şikayet üzerine veya kişisel verilerin ihlal iddiasının öğrenilmesi durumunda, yapacağı inceleme sonucu verilen kararla inceleme ve araştırma yapacak kişiler, Veri Sorumlusuna gelir. Veri Sorumlusu Temsilcisi, gelen yetkili kişiler hakkında ivedi olarak bir yandan Yönetim Kurulunu ve diğer yandan da Komiteyi bilgilendirir.
2. Aşama: Komite, hem hukuk hem de diğer ilgili yönetim birimlerine konu hakkında gerekli bilgilendirmeyi yapar ve eşgüdümü sağlar. Bu çalışma ile gerekli inceleme ve değerlendirme ivedi olarak yapılarak, Veri Sorumlusuna bilgi ve belgeleri de eklenerek sonucu bir Rapor halinde Veri Sorumlusu Temsilcisine verilir.
3. Aşama:Veri Sorumlusu Temsilcisine sunulan Rapor ve eki belgelerin kayıtları, Komite tarafından ortak alandaki 'Olay Yönetimi Listesi'nde tutulur.
Aydınlık bir dünyada, yürekten mutlu ve esenlik içinde olmanız dileklerimizle saygılarımızı sunarız.
Facebook
Sayı: 1226 - Tarih: 26.11.2019
Yazarlarımız