Cevdet Akçakoca - Yıl sonu - yılbaşı sayımı ve envanter

Yıl sonu - yılbaşı sayımı ve envanter


Hemen hemen her yıl envanter konusunu gündeme getirmek usulden oldu. Ancak, biten bir yılı doğru ve net sonuçlarla kapatabilmek ve yeni bir yıla sağlıklı verilerle girebilmek için envanter veya sayımın son derece dikkatle yapılması çok önemlidir. Bu yüzden her yıl bir defa sayım yazısını yazmak zorunda hissediyorum kendimi.
Özellikle ülkemizde bağımsız denetimin de yaygınlaşmaya başlaması ve BOBİ FRS uygulanmasıyla sayımlar daha da önemli hale gelmiştir.
Envanter:
Envanter veya kısaca Türkçe ismi ile sayım yapılması, en önemli yıl sonu işlemlerindendir. Türk Vergi Usul Kanununda 258 ve devamı değerleme ve envanter konusunu içerir. İmalat ve ticaret işlemlerinde yıl içinde birçok mal giriş çıkışı olur, imal edilen ve satılan mallar bulunur. Bütün bu faaliyetler esnasında, işletmeler ne kadar dikkatli ve hassas bir sistem kurarsa kursun yine de kırılan-bozulan-kaybolan bir takım kıymetler olur. Bu sebeple işletmenin 31 Aralık tarihindeki statik mevcutlarının tesbiti gerekir. Böyle bir tesbit ise sayımlar ve yapılacak mutabakatlarla olur.
Sayım nasıl yapılır?
1- Önce sayılacak kıymetler tesbit edilir. Bunlar hammaddeler, yarı mamuller, mallar, işletme malzemeleri, sabit kıymetler, nakitler, kıymetli evraklar ve benzerleridir.
2- Sayılacak kıymetlerin cinslerine göre sayım ekipleri hazırlanır. Sayım ekipleri bizim tecrübelerimize göre 3 kişiden az olmamalıdır. Bağımsız denetime tabi firmalarda kesinlikle bağımsız denetçiler de sayımda bulunmalıdır. Sayımda bulunmak ve sayım tutanakları gerek tam tasdik ve gerekse de bağımsız denetim için gerekli kanıtlardandır. Ekiplerin kurulmasında bir ekipbaşı, bir sayıcı ve bir yazıcının olmasına dikkat edilir. Ekip elemanlarından en az biri sayılacak malı tanımalıdır.
3- Sayım başlamadan önce ekipler ambarları ve işletmeyi dolaşıp işin nasıl yapılacağını ve ne kadar süreceğini planlamalıdır. Sayımdan önce ekiplerin sayım yaptıkları kıymetleri işaretlemesi ve hataya düşmemeleri için 'sayım yapıldı' yazılı formların hazırlanması tavsiye edilir.
4- Sayım günü ekipler 'sayım defter' veya 'formlarını' alarak sayıma başlarlar. Ekipten bir kişi kıymetin ismini, parti numarasını, miktarını okur, ikinci kişi deftere yazar, üçüncü kişi ise 'sayım yapıldı' kağıtlarını yerleştirir.
5- Sayım bittikten sonra sayım amirinin başkanlığında ekipler sayımı yapılan bölgeyi bir daha kontrol ederek herhangi bir unutma veya yanılma ihtimalini önler.
6- Sayım bitiminden sonra 'sayım defterleri' değerleme, anbar kayıtları ile karşılaştırma ve yıl sonu muhasebe işlemleri için muhasebeye teslim edilir.
7- Muhasebe servisi bilgisayar desteği ile 'sayım defterlerindeki' rakamları tesbit ve vergi usul kanununa göre değerleme yapar.
8- Daha sonra sayım defterleri ile rakamlandırılmış sayım sonuçları muhakkak ciltlettirilirek veya dosyalanarak arşive kaldırılıp saklanmalıdır.
Buraya kadar klasik sayımı anlattık, oysa artık 'barkod' var.
9- Teknolojik gelişmeler sonucu, barkodla yapılan sayımlar da gündeme gelmiştir. Barkod okutulmak suretiyle yapılan sayımlar da yine ekiple ve yukarıdaki usullere göre yapılmalı, aynı şekilde listelenmeli, listeler imzalanmalıdır.
10- Sayımda kasada bulunan dövizler efektif kurla, diğerleri M.B. döviz alış kuruna göre değerlenir.
11- Teknolojik gelişmeler, barkod uygulamaları ve MRP gibi sistemler kullanımı sonucu bazı firmalar, nasıl olsa sayım sonuçları ve teknolojik kayıtlar aynı olur, sayım sonucu = bilgisayar kayıtlarıdır diye düşünmektedir.
Böyle bir düşünce kesinlikle yanlıştır. Muhasebe ve bilgisayardaki sonuçlar ile sayım sonuçları arasında farklar olabilir. Bu sebeple firmalar, sayım yapmalı ve muhasebe ve bilgisayar kayıtları ile karşılaştırmalı, buna göre sarfları, muhasebe kayıtları ve maliyetlerini düzenlemelidir. Teknoloji, siz yürütebiliyorsanız, gerekli kontrolleri yapıyorsanız iyidir, teknolojik bilgi akışında aksaklık olursa, elde edilen bütün bilgiler yanlış olur ve sonuçlar da yanlış çıkar. Bu unutulmamalı ve sayım yapılmalıdır.
Özellikle bilgisayar ve muhasebe programlarında her yıl gelişmeler olmakta, her yıl yeni bir program çıkmaktadır. firmalar da yeni programları alarak kullanmaya çok hevesliler. İşte bu program değişimlerinde büyük hatalar olabilmektedir. Sağlıklı bir başlangıç yapılabilmesi, hataların bulunması ve önlenmesi sayımlarla olur.
Sayım işlemi yukarıda sayılan kıymetlere göre nasıl yapılır?
a) Hammadde, yarı mamul ve mamul maddeler ile işletme malzemeleri: Her kalemin cinsi, miktarı, parti veya kod numarası, ambalaj şekli sayım listesine kaydedilir.
b) Kasa: Çek, senet ve döviz kasalarında bulunan kıymetler tek tek veya kupürleri belirtilerek kaydedilir.
c) Senetler: Borçlusu, vadesi, tutarı belirtilerek sayılır, kaydedilir.
d) Makineler: Her bir makinenin cinsi, modeli bulunduğu bölüm, çalışıp çalışmadığı gibi hususlar tesbit edilip kaydedilir.
e) Demirbaşlar: Her birinin cinsi, modeli, miktarı, kullanılır durumda olup olmadığı tesbit edilir. Gerekli olanlar kayıtlardan silinmek üzere hurda demirbaşlar olarak kaydedilir.
Sağlıklı bir sayım yapıldıktan sonra değerleme işlemleri mali müşavir veya Yeminli Mali Müşavir kontrolü altında muhasebe servisi tarafından yapılır. Sayım ve sayım formları, bağımsız denetimde bağımsız denetim raporuna esas çalışma kağıdı ve kanıtlardandır.
Facebook
Sayı: 1178 - Tarih: 11.12.2018
Yazarlarımız